beheer van mede-eigendom
/ vergaderingen

Handleiding voor het lezen van de afrekeningen


De aard en de vorm van de boekhouding

De financiële administratie van een vereniging van mede-eigenaars gebeurt aan de hand van een systeem van dubbel boekhouden. Dit betekent dat iedere inboeking een debet à credit verrichting op verschillende boekhoudrekeningen inhoudt. Iedere dergelijke verrichting draagt een uniek referentienummer (ref).

Elke gebeurtenis heeft implicaties op het vermogen van de vereniging en wordt aldus in een journaal vastgelegd. Dit journaal weerspiegelt op continue wijze de vermogenstoestand in de loop der tijd.

Op periodiek vastgelegde tijdstippen wordt de boekhouding afgesloten en een afrekening van de gedane kosten opgemaakt.


Wat valt uit het journaal af te leiden.

Uit het journaal worden volgende zaken gefilterd :


Het vermogen en de herkomst van het geld

Het vermogen van de vereniging bestaat uit twee fondsen : het werkingsfonds en het reservefonds.

Het werkingsfonds dient om de periodieke uitgaven te bekostigen. Elke vereniging heeft een werkingsfonds. Iedere eigenaar heeft na aankoop van zijn eigendom een betaling gedaan in het werkingsfonds, zijn zogenaamde provisie. Het bedrag van deze povisie werd vastgelegd in de stichtingsvergadering. De som van al deze provisies vormt het vermogen waarmee gedurende een bepaalde tijd de lopende uitgaven kunnen worden bekostigd.

Het reservefonds dient om de niet-periodieke uitgaven te betalen. Er bestaat niet steeds een reservefonds. De algemene vergadering dient immers tot de oprichting en aanwending daartoe te beslissen.


Thesauriebeheer

De bankrekening van waarop de courante betalingen geschieden is een eenvoudige zichtrekening. De renteopbrengst van dergelijke rekening valt zeer laag uit. Als er teveel geld op de zichtrekening staat wordt daarom geld overgeboekt naar een spaarboekje. Bij een tekort aan courant geld op de zichtrekening worden middelen van het spaarboekje overgeheveld naar de zichtrekening.

Op die wijze wordt getracht de rente opbrengst van de beschikbare gelden te maximaliseren.

Omdat een spaarrekening geen rente meer oplevert zijn die overboekingen stop gezet.


De inflatie

Het werkingfonds blijft gedurende vele jaren een vast bedrag. Naarmate het patrimonium ouder wordt stijgen de courante uitgaven, terwijl de jaarlijkse inflatie er daarenboven voor zorgt dat de vaste kosten steeds duurder worden.

Om de effecten van dit gegeven teniet te doen, worden de ontvangen intresten en de ontvangen verwijlintresten bij het werkingsfonds gekapitaliseerd. Op die wijze stijgt het geldelijk eigenvermogen – het werkingsfonds – mee met de tijd. In normale omstandigheden stijgt hierdoor de jaarlijks beschikbare geldhoeveelheid net voldoende om de jaarlijkse kostenstijging op te vangen.


De afrekening

Eens raakt het beschikbare geld op… Minstens jaarlijks, meestal semestrieel, soms trimestrieel wordt de boekhouding afgesloten en een afrekening opgemaakt. Het betreft hier een afrekening van de reële kosten.

Eenvoudige betaling van de afrekening herstelt het werkingsfonds tot op zijn oorspronkelijk niveau. Zo kunnen de courante uitgaven gedurende de volgende periode opnieuw betaald worden.

Een hoger werkingfonds verkleint de kans op liquiditeitsproblemen. Een te krap werkingfonds brengt de vereniging in geldnood bij onverwachte kosten en/of enkele in gebreke blijvende eigenaars.


Wie betaalt wat in de kosten.

De spelregels binnen iedere eigenaarsvereniging staan vervat in de basisakte en het reglement van mede-eigendom. In dit laatste staat onder meer welke kosten verdeeld dienen te worden onder de afzonderlijke eigenaars en hoe dit dient te gebeuren.

Aan iedere kavel zijn een aantal aandelen in de gemeenschap toegekend.

Volgende verdelingen of een combinatie ervan zijn dan mogelijk :

Welke verdeling toegepast wordt op welk soort kost is afhankelijk van

Iedere vereniging heeft zo zijn eigen set verdeelsleutels.

Ieder kavel binnen de vereniging heeft per verdeelsleutel een breukverhouding. Deze breukverhouding bepaalt het te betalen aandeel per sleutel.


De verdeling der uitgaven

De periodieke afrekening der kosten behelst volgende stappen :



De presentatie van de afrekening

laPlage, kostenafrekening nummer

Iedere afrekening draagt een volgnummer, bvb A 61 1/9 duidt het eerste blad aan op het totaal van 9 bladen van de 61ste afrekening.

Ze bevat steeds en in volgorde volgende rubrieken :

eenvoud werkt
fout gezien ? suggestie doen ?