Vereniging van Mede Eigenaars GRAND HOTEL BELLEVUE, zeedijk 300 te westende

bijeenroeping algemene eigenaarsvergadering

zaterdag 02/04/2022 om 14h00   (einde voorzien 16h00)

feestzaal camping Westende, Westendelaan 341 Westende                                               

1. Samenstelling bureau
Aanstelling van de voorzitter en de stemopnemer. De syndicus is secretaris. 

2. Geldigheid van de vergadering
Vergadering is geldig als meer dan de helft van de eigenaars aanwezig en/of vertegenwoordigd is én indien zij minstens de helft van de aandelen bezitten.
Indien niet de helft van het aantal eigenaars aanwezig en/of vertegenwoordigd is, dan beraadslaagt de vergadering toch geldig indien de aanwezigen en vertegenwoordigden samen meer dan 75% van de aandelen bezitten.

3. Verslag van de vergadering van 3/7/2021
Opmerkingen, aanvullingen op het verslag.
Uitvoering van de beslissingen.

4. Verslag door de raad van mede-eigendom over 2021-2022
De raad geeft kort verslag van wat afgelopen jaar is besproken en uitgevoerd en wat haar visie is op de toekomst.

5. Haalbaarheidsstudie, een stand van zaken
A : Woord vooraf
In de nasleep van de vergadering van 3/7/2021 groeide de vraag of het overgaan tot een (nieuwe) renovatie van het bestaande gebouw wel de beste keuze was.
Zal een renovatie van het bestaande gebouw volstaan om aan toekomstige noden te voldoen ?  Zal een renovatie volstaan om te voldoen aan toekomstige energie-eisen ?  
Is er een mogelijkheid om de beschikbare ruimte te optimaliseren ?
Na diepgaand overleg heeft de syndicus, samen met de raad, beslist om de opdracht aan de architect uit te breiden met een haalbaarheidsstudie.
Elke eigenaar werd in November 2021 van deze beslissing op de hoogte gebracht.
Slechts 3 eigenaars reageerden hier eerder negatief op.

B : Wat kan ?
De architect (LMS Vermeersch uit Brugge) werkte verschillende scenario's uit waarvan er enkele zullen worden toegelicht.

C : Wat mag ?
Het gebouw is zowel aan de buitenkant als aan de binnenkant als monument erkend.
In de komende maanden zal in overleg met de dienst onroerend erfgoed en met Middelkerke worden nagegaan wat, onder voorwaarden, toegelaten kan worden.

D : En verder ?
In functie van wat mag zal één of twee pistes becijferd worden en aan de eigenaars worden voorgelegd.

6. Nazicht, goedkeuring en kwijting van de rekeningen
Afrekeningen 6 & 7, over de periode 2021.
Eventuele toelichting door de syndicus.
Controle van de rekeningen.
Goedkeuring en kwijting.
Aanstelling van een rekeningcommissaris voor het komende boekjaar.
Mochten er vragen of opmerkingen zijn over de rekeningen, gelieve deze enkele dagen voor de vergadering aan de syndicus over te maken zodat een correct antwoord kan worden gegeven op de vergadering zelf.

7. Verrekening van het waterverbruik
De waterbalans in 2020 gaf een deficiet van 302 m3.  Er werd 946 m3 water betaald aan Farys terwijl er slechts 644 m3 aan de eigenaars in rekening werd gebracht.
De balans van 2021 toont een tekort van 350 m3 : 1.281 m3 aangekocht en 931 m3 doorgerekend.
Het tekort, dat via de aandelen wordt verdeeld, is te hoog en dient te worden verminderd.
Maar hoe ?

8. Verhoging van het reservefonds
Er zit 109.455 euro in het reservefonds op 31/12/21.
Het wordt in iedere afrekening met 4.936 euro "spaarbijdrage" verhoogd.

Het kan bijkomend verhoogd worden door :
- een verhoging van de semetriële spaarbijdrage
- toevoeging van de vergoeding Sissau : 21.000 euro
- toevoeging van het saldo 'vorig beheer' : 12.560 euro
- toevoeging van de gecumuleerde huurgelden conciërgerie : 14.118 euro
- toevoeging van de gecumuleerde huurgelden van Bpost : 430 euro
- toevoeging van de gecumuleerde huurgelden bergingen : 5.880 euro

9. Zwamdossier, afsluiting
Na onderzoek door Mahla advocaten (erelonen betaald door de rechtsbijstandsverzekering) blijkt het dossier tegen Allianz te licht te wegen.  Het dossier is afgesloten.
De kosten voor vernietiging van de zwam, inclusief de vergoeding aan 0113/0114 (uit 2019) bedroegen 37.340 euro en werden in de afrekening 2 (voor 25.000 euro) , 3 (voor 10.000 euro) en 4 (voor 2.338 euro) afgeschreven.

10. Dak problematiek
Een complete vernieuwing van alle daken werd beslist op de vergadering van 6/4/2019 maar is omwille van mogelijke subsidies uitgesteld. De storm van September 2020 (Odette) heeft het hoofddak zwaar beschadigd.  Het werd toen belast met betontegels en hersteld op de gescheurde plaatsen.
De vergadering besliste in Juli 2021 om een renovatiedossier dak op te stellen.
De storm van 20/10/21 (Aurore) heeft het verder beschadigd.  Er is extra balast toegevoegd.  De nieuwe scheuren werden opnieuw dicht gelijmd.
In November 2021 is de opmaak van het renovatiedossier tijdelijk in wacht gezet.  Er is voorrang gegeven aan een uitgebreider onderzoek naar andere (alle ?) mogelijkheden.

Isolatiematig voldoet het dak aan de actuele normen.  Er ligt 4 cm PUR isolatie.
De EPDM-laag wordt periodiek geïnspecteerd en gerepareerd waar nodig.

11. Beheersplan
Het beheersplan is einde Januari 2022 ingediend.  Het draagt het kenmerk 4.002/35011/108.7.
Algemeen wordt verwacht dat het binnenkort door de dienst erfgoed zal goedgekeurd worden.

12. Onderstutting gewelven in diverse appartementen
De gewelven zijn een gemeenschappelijke zaak.
In meerdere appartementen, evenals in de gangen op diverse verdiepingen, zijn de gewelven geschoord en wel omwille van 2 redenen :
* persoonlijke veiligheid : Er kunnen stukken (beton of verloren bekisting) uitvallen.
* stabiliteit : Bepaalde delen kunnen instorten doordat chloride aantasting de wapening heeft weggevreten.
In sommige appartementen hindert die schoring het normale gebruik.

Een definitieve oplossing ligt besloten in een verregaande renovatie.

Een voorlopige oplossing kan bestaan in het vervangen van de onderstutting naar de vloer door een onderstutting naar de muren.
De raad is van oordeel dat een tijdelijke oplossing een privatieve keuze is en dus ten laste valt van de eigenaar die dit wenst.  Toepassing van die tijdelijke oplossing gebeurt op eigen verantwoordelijkheid én onder toezicht van de architect.

Onderschrijft de vergadering deze stelling ?  Overleg.

13. Vlaamse Wooncode - conformiteitsattesten
Appartementen die verhuurd worden voor vaste bewoning dienen te beschikken over een conformiteitsattest.  Onder andere ook de conciërgewoning.
Een plaatsbezoek van de Middelkerkse wooninspectie bracht een aantal aan te passen elementen naar boven.
Oa de plaatsing van een leuning aan de trap.

14. Verzoek tot samenvoeging van 0015 en 0016
De eigenaar van beide appartementen (NV Leonardo) vraagt toestemming om beide appartementen samen te voegen tot één appartement.
Bepaling van de modaliteiten daartoe.

15. Herbenoeming raad van mede-eigendom
Herbenoeming van de raad van mede-eigendom.  Die bestaat uit 7 leden.
Op dit moment zijn dit : Marleen De Wilde, Kathleen Bergez, Lief Heylen, Jan Van Haelst, Luc Meertens, Michel Brandhof en Filip Lefevere.
Oplijsting kandidaturen en stemming.

16. Verlenging mandaat syndicus
Beslissing om het mandaat te verlengen.  Of niet.
Bij verlenging, bepaling van de duurtijd ervan (max. 1 jaar !).
Mandaat aan het bureau tot ondertekenen van het syndicuscontract. 
Bij niet verlenging : aanstelling van een nieuwe syndicus.

17. Technisch comité renovatie
Op de vergadering van 3/7/2021 werd in chaotische omstandigheden een TC renovatie opgericht.
Een exacte invulling en omlijning van de opdracht zou in de maanden daarna worden ingevuld.
In afwachting van onderzoek van mogelijke opties (haalbaarheidsstudie) staat een renovatieproject "on hold".
De syndicus stelt voor dit comité (voorlopig) af te schaffen.

18. Premies en subsidies, stand van zaken
Tussen 1/1/20 en 15/3/22 is 89.193 euro aan premies ontvangen.
Komende maanden wordt uitbetaling van andere verwacht.
Overzicht, zie bijlage I.

19. Agendapunten Bonte, Gevers & Lamerant
Betrokken mede-eigenaars verzoeken de syndicus enkele punten op de agenda te willen plaatsen.
Het verzoek wordt aan deze bijeenroeping toegevoegd, bijlage II.

20. Diversen - voorstellen van eigenaars / huurders


SLOT

Relevante stukken die verband houden met deze vergadering staan gepubliceerd op www.laplage.be/syndic/grandhotelbellevue of  kunnen, tijdens de kantooruren, bij de syndicus worden geraadpleegd.