1. Iets melden (probleem, defect, meteropname, agendapunt, ...)
De syndicus is belast met het beheer van de gemene delen van een mede-eigendom.
Op de privatieve delen heeft hij geen bevoegdheid.
Wat niet belet dat hij voor die privatieve delen kan zorgen voor bijstand en raad.
3. Onze mensen doen het werk. De computer helpt alleen maar...
Dobby, de gebouwelf
Dobby is een slaaf en is gebonden aan een vast gebouw.
Hij beschouwt de eigenaars van dit gebouw als zijn meester. Een magische band verbindt hen.
Die band houdt in dat hij geen bevelen kan negeren en dat hij zichzelf moet straffen als hij iets doet wat zijn meester nooit goed zou vinden, ongeacht zijn persoonlijke mening over zijn meester.
Dobby beschikt over een eigen vorm van magie waarmee hij onmiddellijk naar het gebouw kan gaan om zijn opdracht te vervullen. Hij heeft daarvoor geen toverstok nodig, zoals tovenaars of heksen.
4. Wat kan je van de syndicus verwachten en wat niet!
In het begin is er niets...
Het burgerlijk wetboek gaat uit van een zeer eenvoudig en duidelijk principe : Wie eigenaar is van de grond, is ook eigenaar van alles wat er zich op die grond bevindt.
Een persoon of een gezin is als eigenaar van een stuk grond eigenaar van het huis dat er op staat.
Als heel veel personen eigenaar zijn van een stuk grond, dan zijn ze allen, in onverdeeldheid, eigenaar van het gebouw dat op die grond staat.
Gaat het over een gebouw met appartementen, dan levert dit de ongemakkelijke situatie op dat iedereen mede-eigenaar is van "alles" en niemand eigenaar is van "iets".
Een basisakte biedt de oplossing.
Een basisakte splitst een gebouw op in privatieve en gemeenschappelijke entiteiten en beschrijft deze entiteiten uitvoerig en gedetailleerd.
De privatieve entiteiten kunnen om het even wat zijn : een appartement, een dakappartement, een duplex, een garage, een winkel, een berging, een kelder,...
Aan elk van de privatieve gedeelten kent ze een gewicht toe, de zogenaamde aandelen.
De privatieve delen toebehoren toe aan één of een onverdeeldheid van enkele eigenaars (huwgemeenschap, man &vrouw, kinderen,...)
De gemeenschappelijke entiteiten zijn doorgaans de grond, de ruwbouw, de uitkragingen waarop de terrassen liggen, de daken, de trappen, de gangen, de lift(en), enz.
Die gemeenschappelijke delen staan ten dienste van de privatieve delen en ze behoren in onverdeeldheid toe aan alle eigenaars en dit in verhouding tot hun aandelen. Die onverdeeldheid is een gedwongen onverdeeldheid.
De dualiteit van mede-eigendom
De basisakte zorgt er dus voor dat elke eigenaar van en in een gebouw een zeer specifieke eigendomshoedanigheid heeft.
Iemand is eigenaar van één of meerdere privatieve delen en tegelijk mede-eigenaar, in verhouding tot zijn aandelen, van de gemeenschappelijke delen.
Vandaar de term mede-eigendom.
De beide bestaan samen en zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.
De syndicus
Elke eigenaar is exclusief bevoegd voor (het beheer van) zijn privatieve eigendom.
Om te verhinderen dat iedereen of niemand zich zou bekommeren om het beheer van de gemeenschappelijke delen heeft de wetgever in de wet op mede-eigendom voorzien in 2 functies :
-
de vereniging van mede-eigenaars, afgekort de VME
De VME is een rechtspersoon. Haar leden zijn alle eigenaars van een mede-eigendom.
De VME wordt vertegenwoordigd door de syndicus.
-
de syndicus
De syndicus zal naast de vertegenwoordigingsbevoegdheid het beheer op zich nemen van de gemene delen.
Principieel kan een mede-eigenaar die functie opnemen. Een grotere VME zal wegens de complexiteit en de verantwoordelijkheid veelal een beroepssyndicus aanstellen.
De rol van de syndicus
Naast de vertegenwoordigingsbevoegdheid heeft de syndicus een beheersopdracht.
1. Het administratief beheer
De algemene vergaderingen (conform BW art 577-8-§4 wet op de mede-eigendom) organiseren
Opmaak van de dagorde voor de jaarlijkse algemene vergadering.
Opmaak van de aanwezigheidslijst.
Binnen de gestelde termijnen versturen van de uitnodigingen samen met een model van volmacht en samen met de balans en de jaarrekeningen.
Als secretaris acte nemen van alle beslissingen genomen tijdens de algemene vergadering.
Opmaak en versturen van de verslagen van de algemene vergadering binnen de maand na deze.
Uitvoeren of laten uitvoeren van de beslissingen van de algemene vergadering.
De algemene vergadering verloopt in 2 talen : Nederland en Frans.
Beheerraadsvergaderingen
De syndicus zal op maximum drie (3) beheerraadsvergaderingen aanwezig zijn.
De syndicus zal van deze vergaderingen verslag opmaken.
De VME in rechte vertegenwoordigen
2. Het financieel beheer
de samenstelling van het werkingsfonds
uitvoeren van een kostenevaluatie
eventueel het samenstellen van een reservefonds
betaling van de inkomende facturen (na verificatie)
opvragen van de geldelijke middelen
3. Het technisch beheer
het behoud van het patrimonium
de doorlopend goede werking van de gemeenschappelijke mechanische en electrische installaties
het laten opmaken van lastenboeken ingeval belangrijke werken op til zijn
het opvragen van prijsbestekken zodat de algemene vergadering een beslissing kan nemen
de meldingsplicht aan de vereniging van mede-eigenaars van specifieke wetten en reglementen waaraan de vereniging zich dient te houden (o.a. jaarlijke reiniging vuilniskokers en aanpassing van de lift aan het ARAB, de brandblussers, ...)
De syndicus vertegenwoordigt de vereniging van mede-eigenaars, conform het BW art 577-8-§4-6, de basisakte en het reglement van mede-eigendom zowel in rechte als voor het beheer van alle gemeenschappelijke zaken.
Het beheer van gemeenschappelijke zaken zal gebeuren volgens de normen van een goed huisvader en volgens de regels der kunst. De syndicus waakt over elke contractuele verbintenis tussen de vereniging en een aannemer. Tevens voert hij alle briefwisseling tussen de vereniging en derden of mede-eigenaars.
Elk document wordt opgemaakt in het Nederlands.
De syndicus opent op naam van de vereniging één of, volgens behoefte (spaarboekje, reservefonds, termijnrekening,...), meer bankrekeningen. De syndicus zal de enige volmachtdrager op deze rekeningen zijn. Hij draagt dan ook als enige de verantwoordelijkheid voor de rekeningen.
De syndicus voert de wettelijke boekhouding volgens het principe der dubbele boekhouding. Minstens jaarlijks maakt hij een afrekeningsstaat waarin hij aan elke mede-eigenaar een balans en een jaarrekening geeft evenals een uittreksel van de kostenverdelingstabel (kostenverdeling per sleutelsoort, volgens de basisakte), de resultaatrekening (kost en opbrengst), het bankboek en de balans. De kostenverdelingstabel omvat de debiteuren- en crediteurentoestand van elke eigenaar.
Tot het financieel beheer behoren eveneens :
De boekhouding evenals de periodieke afrekening wordt enkel in het nederlands gevoerd. De aanduiding der rubrieken der afrekening zal in beide landstalen voorhanden zijn.
In de mate waarin het technisch mogelijk is is de syndicus belast met :
Daartoe zal de syndicus overgaan tot het (laten) uitvoeren van een periodieke inspectieronde in het gebouw. Hij zal periodiek alle elementen die een permanente dienst dienen te leveren evenals die toestellen die de veiligheid van de bewoners garanderen zorgvuldig nazien of laten nazien. Ingeval een mankement wordt vastgesteld zal hij direct overgaan tot herstel of zal hij het laten herstellen. Niet dringende zaken worden behandeld conform de basisakte of op de dagorde van de eerstkomende algemene vergadering geplaatst.
Wat soms van de syndicus verkeerdelijk wordt verwacht
De syndicus staat 24/7 paraat om elk probleem onmiddellijk op te lossen.
De syndicus is belast met het oplossen van problemen of pannes van privatieve aard.
De syndicus is toch ook de klusjesman?
De syndicus heeft politie bevoegdheden. Hij moet kordaat optreden in ruzies tussen eigenaars en/of huurders. Van hem wordt verwacht dat hij lawaaioverlast of andere hinder van een bewoner onmiddellijk doet ophouden.
De syndicus dient bij werken plannen op te maken, lastenboeken te schrijven en meetstaten op te stellen.
Huurders of eigenaars die hun sleutel vergeten of verloren zijn moeten ten alle tijde door de syndicus worden gedepanneerd.
De syndicus is tevens de conciërge.
De syndicus houdt continu toezicht. Zo ziet hij alles wat er gebeurt en houdt hij permanente controle.
5. Geplande eigenaarsvergaderingen