1. Iets melden (probleem, defect, meteropname,...)
De syndicus is belast met het beheer van de gemene delen van een mede-eigendom.
Daarnaast vertegenwoordigt hij de vereniging van mede-eigenaars, de zogenaamde VME.
Op de privatieve delen heeft hij geen wettelijke bevoegdheid.
Wat niet belet dat hij voor die privatieve delen zorgt voor bijstand en raad.
3. Onze mensen doen het werk. De computer helpt alleen maar...
Dobby, de gebouwelf
Dobby is een slaaf en is gebonden aan een vast gebouw.
Hij beschouwt de eigenaars van dit gebouw als zijn meester. Een magische band verbindt hen.
Die band houdt in dat hij geen bevelen kan negeren en dat hij zichzelf moet straffen als hij iets doet wat zijn meester nooit goed zou vinden, ongeacht zijn persoonlijke mening over zijn meester.
Dobby beschikt over een eigen vorm van magie waarmee hij onmiddellijk naar het gebouw kan gaan om zijn opdracht te vervullen. Hij heeft daarvoor geen toverstok nodig, zoals tovenaars of heksen.
4. Wat kan je van de syndicus verwachten en wat niet!
De dualiteit van mede-eigendom
Een appartement of een flat in een gebouw is persoonlijke eigendom van een persoon of van een gezin.
Op deze kavel bezit de eigenaar een exclusief genotsrecht of beter, de exclusieve eigendomsrechten.
Daarnaast heeft deze eigenaar een gebruiksrecht van de gemeenschappelijke gedeelten zoals de inkomhall, de trappen, de lift en de gangen. Op deze delen heeft hij m.a.w. een gemeenschappelijk genotsrecht.
Dit recht wordt gedeeld met de eigenaars van de andere kavels.
Dat genotsrecht op gemene delen uit zich in een gemeenschappelijk eigendomsrecht à rato van een aantal aandelen in de gemeenschap. Dat strekt zich ook uit op de grond (grondaandelen), de draagstructuur van het gebouw, de daken, gevels,...
Het geheel van deze rechten heet de gedwongen mede-eigendom. De juridische structuur hiervan is gebundeld in de basisakte.
De taak van de syndicus
Het beheer van die gemeenschappelijke delen is geregeld in het Burgerlijk Wetboek (artikelen 577 en volgende) en de persoon die zich ermee bezig houdt heet "de syndicus".
De syndicus is bijgevolg "de wettelijke vertegenwoordiger van de Vereniging van Mede-eigenaars" en zijn beheersopdracht is drieledig :
1 Administratief beheer
De algemene vergaderingen (conform BW art 577-8-§4 wet op de mede-eigendom) organiseren
Opmaak van de dagorde voor de jaarlijkse algemene vergadering.
Opmaak van de aanwezigheidslijst.
Binnen de gestelde termijnen versturen van de uitnodigingen samen met een model van volmacht en samen met de balans en de jaarrekeningen.
Als secretaris acte nemen van alle beslissingen genomen tijdens de algemene vergadering.
Opmaak en versturen van de verslagen van de algemene vergadering binnen de maand na deze.
Uitvoeren of laten uitvoeren van de beslissingen van de algemene vergadering.
De algemene vergadering verloopt in 2 talen : Nederland en Frans.
Beheerraadsvergaderingen
De syndicus zal op maximum drie (3) beheerraadsvergaderingen aanwezig zijn.
De syndicus zal van deze vergaderingen verslag opmaken.
De VME in rechte vertegenwoordigen
2 financieel beheer
de samenstelling van het werkingsfonds
uitvoeren van een kostenevaluatie
eventueel het samenstellen van een reservefonds
betaling van de inkomende facturen (na verificatie)
opvragen van de geldelijke middelen
3 technisch beheer
het behoud van het patrimonium
de doorlopend goede werking van de gemeenschappelijke mechanische en electrische installaties
het laten opmaken van lastenboeken ingeval belangrijke werken op til zijn
het opvragen van prijsbestekken zodat de algemene vergadering een beslissing kan nemen
de meldingsplicht aan de vereniging van mede-eigenaars van specifieke wetten en reglementen waaraan de vereniging zich dient te houden (o.a. jaarlijke reiniging vuilniskokers en aanpassing van de lift aan het ARAB, de brandblussers, ...)
De syndicus vertegenwoordigt de vereniging van mede-eigenaars, conform het BW art 577-8-§4-6, de basisakte en het reglement van mede-eigendom zowel in rechte als voor het beheer van alle gemeenschappelijke zaken.
Het beheer van gemeenschappelijke zaken zal gebeuren volgens de normen van een goed huisvader en volgens de regels der kunst. De syndicus waakt over elke contractuele verbintenis tussen de vereniging en een aannemer. Tevens voert hij alle briefwisseling tussen de vereniging en derden of mede-eigenaars.
Elk document wordt opgemaakt in het Nederlands.
De syndicus opent op naam van de vereniging één of, volgens behoefte (spaarboekje, reservefonds, termijnrekening,...), meer bankrekeningen. De syndicus zal de enige volmachtdrager op deze rekeningen zijn. Hij draagt dan ook als enige de verantwoordelijkheid voor de rekeningen.
De syndicus voert de wettelijke boekhouding volgens het principe der dubbele boekhouding. Minstens jaarlijks maakt hij een afrekeningsstaat waarin hij aan elke mede-eigenaar een balans en een jaarrekening geeft evenals een uittreksel van de kostenverdelingstabel (kostenverdeling per sleutelsoort, volgens de basisakte), de resultaatrekening (kost en opbrengst), het bankboek en de balans. De kostenverdelingstabel omvat de debiteuren- en crediteurentoestand van elke eigenaar.
Tot het financieel beheer behoren eveneens :
De boekhouding evenals de periodieke afrekening wordt enkel in het nederlands gevoerd. De aanduiding der rubrieken der afrekening zal in beide landstalen voorhanden zijn.
In de mate waarin het technisch mogelijk is is de syndicus belast met :
Daartoe zal de syndicus overgaan tot het (laten) uitvoeren van een periodieke inspectieronde in het gebouw. Hij zal periodiek alle elementen die een permanente dienst dienen te leveren evenals die toestellen die de veiligheid van de bewoners garanderen zorgvuldig nazien of laten nazien. Ingeval een mankement wordt vastgesteld zal hij direct overgaan tot herstel of zal hij het laten herstellen. Niet dringende zaken worden behandeld conform de basisakte of op de dagorde van de eerstkomende algemene vergadering geplaatst.
Wat soms van de syndicus verkeerdelijk wordt verwacht
De syndicus staat 24/7 paraat om elk probleem onmiddellijk op te lossen.
De syndicus is belast met het oplossen van problemen of pannes van privatieve aard.
De syndicus is toch ook de klusjesman?
De syndicus heeft politie bevoegdheden. Hij moet kordaat optreden in ruzies tussen eigenaars en/of huurders. Van hem wordt verwacht dat hij lawaaioverlast of andere hinder van een bewoner onmiddellijk doet ophouden.
De syndicus dient bij werken plannen op te maken, lastenboeken te schrijven en meetstaten op te stellen.
Huurders of eigenaars die hun sleutel vergeten of verloren zijn moeten ten alle tijde door de syndicus worden gedepanneerd.
De syndicus is tevens de conciërge.
De syndicus houdt continu toezicht. Zo ziet hij alles wat er gebeurt en houdt hij permanente controle.